Assistance

Une secrétaire s'occupe d'un sujet : vos factures, votre logement, votre santé, un client. Elle lit les documents que vous lui confiez, retient l'essentiel dans sa mémoire, suit les échéances et répond à vos questions. Chacune ne voit que son dossier : rien ne se mélange.

Touchez « Recruter ma première secrétaire » et dites ce qu'elle doit suivre : « mes factures », « mon logement », « le client Dupont ». Donnez-lui le nom que vous voulez : un prénom, celui d'un client, « Maison ». Confiez-lui ensuite un premier document. La première fois, quelques bulles vous guident, de la première secrétaire à la première échéance réglée.

Une secrétaire par grand sujet : les factures et les impôts, le logement, la santé, la voiture, un client. Quelques secrétaires bien distinctes valent mieux qu'une seule qui suit tout : chacune répond mieux quand son dossier reste à son sujet.

Réglages ▸ Découvrir ▸ « Charger des exemples » : trois secrétaires d'exemple arrivent, avec leurs documents, tous fictifs. « Retirer les exemples » ne retire qu'elles : vos secrétaires restent.

Réglages ▸ Découvrir ▸ « Revoir les premiers pas ».

Touchez le bouton « … » en haut du bureau, puis « Réglages ». Ce menu mène aussi à « Rechercher », aux « Dépenses » et à « Organiser le bureau », et dit ce qui lit vos documents.

Son visage dit où en est son dossier, avant que vous lisiez un mot :

• Sereine : tout est à jour.
• Étonnée : une échéance tombe dans trois jours ou moins.
• Inquiète : quelque chose est en retard.
• Engageante : elle a du nouveau, ou une échéance se profile.
• Au travail : elle lit ou elle écrit.
• Endormie : son dossier est vide.

Comme le badge d'une icône : le nombre de choses urgentes, en rouge si l'une est en retard, en orange sinon ; un point bleu quand elle a du nouveau ; des « z » quand elle dort.

Un appui long sur son visage, puis « Modifier ». Quatre sortes de visages : un personnage dessiné, qui change d'expression avec son humeur ; un emoji ; un Genmoji, créé sur l'appareil avec Image Playground, sur les appareils compatibles ; ou une photo, et même une par humeur.

Un appui long sur son visage, puis « Mettre en pause » : plus d'alertes, son dossier reste là. « Reprendre le travail » la remet au travail.

Un appui long sur un visage, puis « Épingler en haut ». Pour tout réordonner : menu « … » ▸ « Organiser le bureau ».

Avec « Réduire les animations » (Réglages de l'appareil ▸ Accessibilité ▸ Mouvement), les visages ne bougent plus. Les sons d'Officia se coupent dans Réglages ▸ Sons et vibrations ▸ « Sons de l'app » ; les vibrations suivent le réglage de l'appareil.

Dans la discussion d'une secrétaire, touchez « + » à côté de « Demander à… », puis « Photos », « Fichiers », « Numériser » (l'appareil photo, pour un courrier papier) ou « Écrire une note ». Elle le lit aussitôt, sur l'appareil.

Ouvrez le document, touchez le bouton de partage, puis « Confier à… », et choisissez la secrétaire. Le document est classé à la prochaine ouverture d'Officia.

Les photos et les numérisations de courriers, les PDF, et vos notes. Elle repère ce qui compte dans la paperasse française : montants, dates, échéances, prélèvements, références, consommations, périodes. Un document Word ou un tableur : enregistrez-le d'abord en PDF.

Ouvrez sa « Mémoire », faites un appui long sur la fiche, puis « Corriger… ». Vous pouvez aussi le lui dire dans la discussion : « non, c'était 82,40 € ». Une valeur que vous avez corrigée n'est jamais écrasée par une nouvelle lecture, et « Voir la source » ouvre le document au passage d'où elle vient.

Dans l'onglet « Documents » de chaque secrétaire. Dès qu'il y en a plusieurs sortes, ils sont rangés en dossiers parlants : « Loyer », « Électricité », « Assurances », « Impôts »… Chaque dossier dit combien il en contient, et la date du dernier.

Menu « … » du bureau ▸ « Rechercher » : la recherche parcourt les documents, les échéances et la mémoire de toutes vos secrétaires. Ils apparaissent aussi dans la recherche de l'appareil, si vous la laissez activée.

Le plus souvent, vous n'avez rien à faire : celles qu'elle trouve dans vos documents s'ajoutent d'elles-mêmes. Pour une autre, dites-la ou écrivez-la à la secrétaire : « Ajoute-moi une échéance pour payer l'électricité le 28 octobre, 84 euros » ouvre « Nouvelle échéance », déjà remplie. Vous pouvez aussi toucher « Ajouter une échéance », dans son dossier.

Dites-la d'un coup : « Ajoute à ma to-do list : acheter du pain, appeler le plombier » ouvre « Nouvelles tâches », une ligne par chose.

Partout où une échéance s'affiche : le bouton « C'est payé » (« C'est fait » pour ce qui ne se paie pas), le cercle au début de sa ligne, le bouton d'une notification, ou le widget « À faire », sans ouvrir l'app. Votre secrétaire saute de joie.

Dans la fiche de l'échéance, choisissez « Revient » : chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre ou chaque année. La prochaine fois est toujours prête, que la précédente soit réglée ou non. L'historique de chaque série est dans sa « Mémoire », sous « Ce qui revient ».

Dites-le-lui : touchez « C'est payé ». Pour une fois ancienne d'une série : « Mémoire » ▸ « Ce qui revient », touchez la série, puis la fois en retard : « C'est payé » (aujourd'hui) ou « Payé à temps, le… » (à sa date). Plusieurs d'un coup : « Tout est payé ».

Supprimez-la : Officia vous propose de ne supprimer qu'une fois ancienne, ou « Arrêter : ne plus la suivre ». Les fois à venir partent ; ce qui est déjà réglé reste dans sa mémoire.

Un appui long sur sa ligne, puis « Me le rappeler… » : demain, dans 3 jours ou la semaine prochaine. Une notification de rappel propose aussi « Me le rappeler demain ».

• Autorisez les notifications d'Officia : Réglages de l'appareil ▸ Notifications ▸ Officia.
• Dans Officia : Réglages ▸ Rappels ▸ « Me prévenir avant les échéances ».
• Seule une échéance qui a une date donne un rappel, et une secrétaire en pause n'en envoie pas.
• Un mode de concentration peut aussi retenir les notifications.

Réglages ▸ Rappels : « Quand » (le jour même, la veille, 3 jours avant ou une semaine avant) et « À quelle heure » (de 6 h à 21 h). Une échéance passée et pas encore réglée revient trois jours après, avec « Oui, c'est payé » et « Me le rappeler demain ». Et « Le point du lundi » fait, chaque lundi qui en a besoin, le point de la semaine : ce qui l'attend, et ce qui est en retard.

Un appui long sur sa ligne : « Ajouter au Calendrier » ouvre la fiche d'événement du système, déjà remplie, et c'est vous qui l'ajoutez ; « Ajouter à Rappels » la met dans l'app Rappels.

Non. Officia ne paie rien et ne fait aucune démarche pour vous : elle vous prévient, vous demande si c'est fait, et garde la trace de ce qui est réglé.

Dans « Demander à… », écrivez ou dictez : « Quel est le montant du loyer ? », « Combien ai-je payé d'électricité cette année ? ». Elle répond d'après sa mémoire et ses documents, et cite sa source : touchée, la citation ouvre le document au bon passage.

Menu « … » ▸ « Rechercher », tapez votre question, puis « Demander à tout le bureau » : chaque secrétaire répond pour son dossier. Avec Siri : « Demande à tout le bureau dans Officia ».

Dites-le simplement : « Retiens que mon code client EDF est 4521 ». Elle répond « C'est noté », et l'écrit dans sa « Mémoire », sous « À retenir ».

Chaque champ qui prend une phrase a son micro. Votre voix est transcrite sur l'appareil ; seul le modèle de français se télécharge, une fois, depuis Apple.

Quand Apple Intelligence propose une formulation de ce que vous avez dit, vos mots restent dans le champ et sa proposition s'affiche dessous : « Utiliser » la reprend, « Garder mes mots » la ferme. Après « Utiliser », « Revenir à mes mots » remet exactement ce que vous aviez dit.

Non. Sur les appareils compatibles où Apple Intelligence est activée (Réglages de l'appareil ▸ Apple Intelligence et Siri), Officia lit et répond avec le modèle d'Apple, sur l'appareil. Sinon, une analyse locale prend le relais : elle trouve les montants, les dates et les échéances, avec des réponses plus simples.

Le menu « … » du bureau l'indique : « Apple Intelligence » ou « Analyse locale », et pourquoi. Vous le retrouvez dans Réglages ▸ À propos ▸ « Lecture des documents ».

Oui : une lecture, une date ou un montant trouvés, une réponse rédigée peuvent être incomplets ou inexacts. Chaque réponse cite le document dont elle vient : vérifiez-y ce qui compte avant de payer ou de signer. Et corrigez-la : votre correction reste.

Non. La lecture, l'analyse et les réponses se font sur l'appareil, avec Apple Intelligence ou l'analyse locale. Officia n'a ni compte ni serveur, et fonctionne sans connexion.

Sur votre appareil, et nulle part ailleurs : pas de compte, pas de serveur, pas de publicité, pas de suivi. Le détail est dans la politique de confidentialité.

Réglages ▸ Confidentialité ▸ « Verrouiller avec Face ID » (ou Touch ID). L'appareil doit avoir un code. Verrouillée, Officia ne montre ni intitulé ni montant hors de l'app : rappels, widgets, Siri et recherche n'en disent pas plus que « Une échéance ».

Par discrétion, les montants n'apparaissent ni dans les rappels ni dans les widgets. Pour les y voir : Réglages ▸ Confidentialité ▸ « Montants dans les rappels et widgets ».

Réglages ▸ Confidentialité ▸ « Afficher dans la recherche de l'iPhone » (ou de l'iPad) : désactivé, vos documents et vos échéances n'y apparaissent plus.

• Une secrétaire : un appui long sur son visage, « Congédier » suivi de son nom, puis « Congédier et tout supprimer ». Son dossier, ses documents, sa mémoire et sa discussion sont effacés ; quelques secondes vous permettent d'annuler.
• Tout : Réglages ▸ Données ▸ « Tout effacer ».
• L'app : la supprimer efface toutes ses données de l'appareil.

Nous n'en avons aucune copie : rien n'est à effacer de notre côté.

iPhone avec iOS 27, et iPad avec iPadOS 27, ou plus récents ; Apple Watch avec watchOS 26 ou plus récent. Apple Intelligence n'est disponible que sur les appareils compatibles. L'app est en français, faite pour la paperasse française.

Réglages ▸ Données ▸ « Exporter une sauvegarde » crée un fichier qui contient tout : vos secrétaires et leur mémoire, leurs documents, vos échéances et vos discussions. Gardez-le en lieu sûr, il contient vos documents. Les données d'Officia font aussi partie de la sauvegarde iCloud de l'appareil, si elle est activée.

Si vous installez le nouvel iPhone depuis la sauvegarde de l'ancien (iCloud ou ordinateur), Officia revient avec ses données. Sinon, exportez une sauvegarde sur l'ancien, puis, sur le nouveau, Réglages ▸ Données ▸ « Restaurer une sauvegarde » : elle ajoute les secrétaires qui manquent, sans toucher aux autres.

Non : Officia ne synchronise pas vos appareils, chacun a son propre bureau. Pour retrouver un bureau sur un autre appareil, exportez une sauvegarde et restaurez-la.

Officia n'a pas de partage entre personnes : tout reste sur votre appareil. Un appui long sur le visage de la secrétaire, puis « Exporter son dossier » : vous obtenez un PDF de son dossier, que vous envoyez vous-même.

Réglages ▸ Données ▸ « Espace occupé ».

Sur un grand écran, Officia s'ouvre en deux pages : la secrétaire d'un côté, son dossier de l'autre. Sur l'iPhone Duo, tout fonctionne aussi plié, sur l'écran externe : vous dépliez quand vous voulez la preuve sous les yeux.

Un appui long sur l'écran d'accueil, « Modifier », puis « Ajouter un widget » ▸ Officia : le widget « À faire » montre vos prochaines échéances, et se coche sans ouvrir l'app. Il existe aussi pour l'écran verrouillé.

Le jour venu, un appui long sur sa ligne, puis « Suivre sur l'écran verrouillé » : elle y reste affichée, en activité en direct, jusqu'à ce qu'elle soit réglée ou que la journée se termine.

Sans rien configurer, dites : « Qu'est-ce que j'ai à faire dans Officia », « Demande à Germaine dans Officia » (avec le nom de votre secrétaire), « Demande à tout le bureau dans Officia » ou « Numérise un document avec Officia ». Ces actions sont aussi dans l'app Raccourcis.

La commande « Numériser un document » ouvre Officia sur l'appareil photo. Ajoutez-la au centre de contrôle, à l'écran verrouillé, ou au bouton Action.

Installez Officia sur la montre depuis l'app Watch de l'iPhone. Vous y retrouvez vos secrétaires et leur humeur, vos prochaines échéances, « Demander » pour poser une question, et « Noter » pour leur confier un texte dicté. Les questions sont traitées par l'iPhone, qui doit être à proximité.